Tenés que mandar 200 sobres, o pegar 200 etiquetas con la dirección de cada cliente. Escribirlas a mano es una tarde perdida; comprar un software para eso, un gasto innecesario. Word ya lo hace: es combinar correspondencia otra vez, pero eligiendo "Etiquetas" o "Sobres" en lugar de "Cartas". La única diferencia real es un botón que hay que apretar — y que si no lo apretás, te imprime la misma dirección 200 veces.
01La idea en una frase
Una hoja de etiquetas es una tabla de celdas (por ejemplo 3 columnas × 8 filas) donde cada celda es una etiqueta. Combinar correspondencia llena la primera celda con tu campo, y vos le decís "replicá esto en todas" con Actualizar etiquetas. Recién ahí cada etiqueta toma el dato de la fila siguiente de la planilla.
02El ejemplo: de la planilla a la plancha
La misma planilla de clientes, ahora convertida en una plancha de etiquetas:
Plancha de etiquetasCorrespondencia
«Nombre»
«Dirección»
«Ciudad»
↑ Solo la primera etiqueta se llena al insertar los campos. "Actualizar etiquetas" copia estos campos a las otras 5 — y cada una avanza sola a la fila siguiente de la planilla.
Sin apretar Actualizar etiquetas, la vista previa muestra la misma dirección repetida en toda la hoja. Con ese botón, cada celda salta a un cliente distinto. Es el paso que separa "me funciona" de "por qué me imprime todo igual".
03Cómo lo hacés vos
- 1 · Arrancar: pestaña Correspondencia → Iniciar combinación de correspondencia → Etiquetas (o Sobres).
- 2 · Elegir la etiqueta: en el cuadro que aparece, buscá el proveedor (Avery, Pimaco…) y el número de producto de tu caja. Word arma la plancha del tamaño exacto.
- 3 · Conectar la planilla: Seleccionar destinatarios → Usar una lista existente → tu archivo de Excel (guardado y cerrado antes).
- 4 · Insertar los campos en la primera etiqueta: Insertar campo combinado → Nombre, Dirección, etc., con sus espacios y saltos de línea como querés que se vean.
- 5 · El paso clave: Actualizar etiquetas — replica los campos en toda la plancha.
- 6 · Ver y terminar: Vista previa de resultados para chequear, y Finalizar y combinar → imprimir (o "Editar documentos individuales" para revisar antes).
- Te imprime la misma dirección en todas: te olvidaste de Actualizar etiquetas. Es el error nº 1 de esta clase. Apretalo y se acomoda.
- Las etiquetas salen corridas del papel: elegiste un número de producto que no es el de tu caja. Buscá el código exacto (viene impreso en el paquete) o creá una etiqueta personalizada con las medidas reales.
- Falta la primera o sobra una en blanco: revisá que la planilla no tenga una fila vacía arriba o filas de más al final.
- La ciudad o el código postal se pegan sin espacio: revisá los espacios y comas que pusiste entre los campos en la primera etiqueta, antes de actualizar.
🎯 Tu reto
Con una planilla de 6 contactos (nombre, dirección, ciudad), armá una plancha de etiquetas. Insertá los campos en la primera, apretá Actualizar etiquetas y confirmá en la vista previa que cada etiqueta muestra un contacto distinto. Como cierre, generá el documento final con "Editar documentos individuales".
Si te imprime todo igual, ya sabés dónde mirar — pero si algo raro pasa, sacale captura y mandámela.
04Adónde sigue esto
Cartas, sobres y etiquetas: la parte de "muchos documentos de una planilla" quedó dominada. Ahora vamos a la identidad de la empresa en el papel: el encabezado, el pie de página y el membrete — con el logo y la numeración que no se descolocan al pasar de hoja. Es la Clase 3.
Mailings, convocatorias, tarjetas: si tu empresa manda envíos, esto es tiempo puro.
Dejar armado el circuito planilla → etiquetas/sobres una vez, y que después sea apretar un botón cada mes, es de las cosas que más rápido se pagan solas. Lo vemos con tus propios datos — online por Zoom o presencial in company en Montevideo.
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